Les documents reçus
Factures, bons de commande, contrats, comptes rendus : les données en sont extraites, vérifiées et rangées, au lieu d’être ressaisies.
Exploiter vos données : sortir l’information de là où elle dort
Vos informations existent déjà. Elles sont dans des PDF, des boîtes mail, des tableurs et la tête de trois personnes. Tout le travail consiste à les en sortir et à les rendre interrogeables.
LE VRAI PROBLÈME
Vous n’avez pas un problème de données, vous avez un problème d’accès
Dans une PME, l’information ne manque presque jamais. Le devis de l’an dernier existe, la procédure est écrite quelque part, le tarif négocié avec ce fournisseur a été validé par e-mail. Le problème, c’est que retrouver l’un de ces trois éléments prend vingt minutes et mobilise deux personnes.
Ce qui coûte, ce n’est donc pas l’absence de données : c’est qu’elles soient non structurées et dispersées. Un PDF n’est pas une base de données. Une boîte mail non plus. Un classeur partagé encore moins.
L’IA change quelque chose de précis ici : elle sait lire un document écrit pour des humains et en sortir des informations exploitables par une machine. C’est ce qui rend enfin rentable le fait de structurer ce qui ne l’a jamais été.
L’INFORMATION EXISTE DÉJÀ — ELLE N’EST NULLE PART OÙ ON LA CHERCHE
CE QU’ON VA CHERCHER
Les gisements les plus fréquents
Par ordre de rentabilité constatée, pas par ordre de sophistication.
Les boîtes mail
Ce qui a été décidé, promis ou chiffré par e-mail devient consultable, au lieu de dépendre de la mémoire de celui qui l’a écrit.
Les tableurs qui font tourner l’entreprise
Ces fichiers Excel que tout le monde utilise et que personne n’ose toucher. On les lit, on les fiabilise, on les connecte.
Les procédures internes
Modes opératoires, règles métier, conditions commerciales : rassemblés dans une base que vos équipes peuvent interroger en langage courant.
L’historique client
Ce que vous avez déjà vendu, à qui, à quel prix, avec quelles particularités. C’est souvent la donnée la plus sous-exploitée.
Les données dispersées entre outils
La même information existe dans trois logiciels, avec trois valeurs différentes. On décide laquelle fait foi et on aligne le reste.
Comment une donnée est extraite
- LA MASSEUn document, une boîte mail, une base : beaucoup d’information, peu de structure.
- L’EXTRACTIONLe système repère la ligne qui compte et la sort du bloc.
- L’USAGECette donnée part là où elle sert, au format attendu.
TROIS TRAITEMENTS TYPES
Ce que ça donne une fois en place
Chacun tourne sans qu’on le déclenche, et signale ce qu’il ne sait pas traiter.
Une facture arrive
- Le document est détecté à l’arrivée
- Fournisseur, montants, échéances sont extraits
- Les valeurs sont recoupées avec la commande
- Le fichier est renommé et classé
- La base comptable est mise à jour
- Un écart déclenche une alerte
Une question interne
- Un salarié demande une règle ou un tarif
- L’assistant cherche dans vos documents
- Il répond en citant sa source
- Il dit qu’il ne sait pas plutôt que d’inventer
- La question alimente la base
Un export à produire
- Les données sont rassemblées depuis les outils
- Les doublons et écarts sont signalés
- Le format attendu est appliqué
- Le fichier part au bon destinataire
- Le tout se répète chaque semaine
LA CONDITION
Ce qu’on décide avant de commencer
Structurer des données, c’est les déplacer. Donc la première conversation porte sur ce qui a le droit de sortir de vos outils et ce qui n’en sort jamais : données personnelles, informations clients sensibles, documents sous contrat.
Cette contrainte se traite à la conception, pas après. Certains traitements tournent entièrement chez vous ; d’autres non, et je vous le dis avant de construire, pas au moment de la mise en service.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Ce qu’on me demande le plus
Nos documents sont mal scannés, ça peut marcher ?
Souvent oui. La lecture de documents a beaucoup progressé, y compris sur des scans médiocres et des tableaux mal alignés. Ce qui compte, c’est le taux d’erreur acceptable : on le mesure sur vos vrais documents avant de s’engager.
Faut-il tout reprendre depuis le début ?
Non, et c’est même le meilleur moyen d’abandonner en cours de route. On prend un type de document ou une question fréquente, on le traite bien, on mesure, puis on élargit.
L’assistant interne peut-il se tromper ?
Il peut, et c’est pour ça qu’il cite ses sources : la personne voit d’où vient la réponse et peut vérifier en un clic. Un assistant qui répond sans source n’a aucune valeur dans une entreprise.
Qui reste propriétaire des données structurées ?
Vous, sans ambiguïté. Le travail produit une base qui vous appartient et reste exploitable sans moi. C’est écrit avant de commencer.
POURSUIVRE
PARLONS-EN
Que pourrait-on automatiser dans votre entreprise ?
En quelques échanges, je regarde comment vous travaillez et j’identifie les processus sur lesquels l’automatisation aurait le plus d’effet.
PREMIER ÉCHANGE SANS JARGON TECHNIQUE — VOUS PARLEZ DIRECTEMENT À CELUI QUI CONSTRUIT